Politique de confidentialité

1/ OBJET

La présente Politique de Protection de la Vie Privée précise la manière dont se traduit l’engagement de respecter votre vie privée pris par Baikowski SA et ses affiliés (« Baikowski»), lorsqu’à titre de responsable de données, nous entreprenons des mesures de collecte, de traitement et de stockage d’informations à caractère personnel vous concernant, en votre qualité de client, prospect, fournisseur, candidat et/ou utilisateur du site Internet de Baikowski, dans le cadre de vos relations avec Baikowski et de l’utilisation du site Internet de Baikowski (le « Site Internet ») accessible à l’adresse www.baikowski.com (les « Données à Caractère Personnel »).
La présente Politique de Protection de la Vie Privée vise à décrire nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de stockage, de divulgation et de transfert de vos données à caractère personnel, au regard des exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679) (« RGPD ») et des lois et règlementations applicables en la matière.

2/ CLIENTS ET FOURNISSEURS

2.1. Objectifs

Nous procédons à la collecte et au traitement de vos Données à Caractère Personnel pour pouvoir gérer la relation client et/ou fournisseur, et notamment à des fins de :

gestion des relations avec les clients, les prospects et/ou les fournisseurs ;
appréciation du niveau de satisfaction des clients et vérification du respect par les fournisseurs des normes fixées par la loi, à travers la réalisation d’enquêtes ;
prospection et marketing direct ;
gestion et suivi des offres et des commandes ;
réalisation de déclarations, dépôts ou enregistrements auprès des autorités compétentes ;
gestion du règlement des factures ; et
gestion de la signature des contrats et des bases de données contractuelles.

La collecte et le traitement de ces Données à Caractère Personnel sont une nécessité pour pouvoir remplir nos obligations légales, conclure et/ou exécuter les contrats conclus avec vous, et/ou, le cas échéant, préserver nos intérêts légitimes, dans l’objectif de promouvoir nos produits et services, et gérer les relations que nous entretenons avec nos clients, prospects et fournisseurs dans le monde entier, dans le respect de l’Article 6 §1 (b), (c) et/ou (f) du RGPD.

2.2. Catégories de Données À Caractère Personnel

Nous pouvons être amenés à collecter des Données à Caractère Personnel vous concernant, notamment lors de nos échanges avec vous dans un cadre commercial, à l’occasion d’un salon professionnel ou par l’intermédiaire de notre Site Internet, et ce, soit (i) directement, auprès de vous ou de votre employeur, soit (ii) indirectement, auprès de tiers habilités, tels que préposés, agents commerciaux, distributeurs ou autres.
Afin de satisfaire les objectifs énoncés ci-dessus, nous procédons à la collecte, au traitement et à l’exploitation des catégories de Données à Caractère Personnel vous concernant figurant ci-après :

informations permettant de vous identifier (notamment, nom, prénom, sexe) ;
coordonnées permettant de vous contacter, telles qu’adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de télécopie et adresse professionnels, fonctions exercées et missions, niveau d’expérience, types de contact (marketing direct, enquête, etc.), intérêts en matière de produits ;
renseignements sur la relation client (« CRM ») ou la relation fournisseur (« SRM »), telles que l’identité de votre interlocuteur principal au sein de Baikowski et/ou celle de notre interlocuteur au sein de votre entreprise ;
informations concernant les achats, la facturation et la fiscalité afin de gérer les commandes auprès des fournisseurs ;
enquêtes, évaluations et remarques ; et
adresse IP.

2.3. Destinataires

Il se peut que nous divulguions les Données à Caractère Personnel vous concernant aux personnes suivantes, si elles ont besoin de les connaître :

le personnel de Baikowski intervenant au sein des entités concernées du Groupe Baikowski, en fonction des lignes de produits et des régions géographiques, ainsi que celui chargé des ventes et des achats, de la gestion de projet, des questions techniques, de la communication, des systèmes d’information et des questions réglementaires ;
le personnel de Baikowski intervenant au sein des entités concernées du Groupe Baikowski qui est chargé de la gestion des commandes et des fournisseurs, tels qu’acheteurs et comptables ;
les sous-traitants de Baikowski qui lui fournissent des services à des fins de gestion des relations avec ses clients, prospects et/ou fournisseurs, et notamment les sous-traitants qui hébergent Vos Données à Caractère Personnel.

En ce qui concerne la divulgation de Données à Caractère Personnel Vous concernant évoquée ci-dessus, nous :

avons mis en place des procédures visant à garantir que ces divulgations soient limitées à des personnels internes qui sont habilités à recevoir ces informations et qui ont besoin d’en connaître pour accomplir les tâches professionnelles qui leur incombent ;
communiquerons vos Données à Caractère Personnel uniquement à des prestataires tiers qui sont habilités à recevoir et à traiter ces informations, et qui ont convenu, par contrat, de :
(i) recourir à des moyens techniques et autres appropriés, afin de préserver la sécurité de ces informations, et
(ii) procéder au traitement de ces informations dans le respect des instructions que nous leur donnons et dans la limite de ce qui est nécessaire à la prestation des services qu’ils Nous procurent ; et
veillerons à respecter les lois et règlements applicables.

Par ailleurs, nous pourrons divulguer des informations vous concernant dans des situations où nous avons des raisons légitimes de croire que la loi nous impose de le faire, et notamment en vertu d’une injonction émanant d’un tribunal, ou encore dans des circonstances où nous estimons qu’une telle divulgation est nécessaire à la prévention d’une fraude ou de la cybercriminalité, ou à la protection de nos droits, de nos biens, ou de notre sécurité ou de ceux de quiconque, dans chaque cas conformément à ce qu’exige ou permet les lois et règlements applicables.

2.4. Durées de conservation

Nous conserverons vos Données à Caractère Personnel pendant toute la durée des relations que nous entretenons avec vous, et selon ce qui sera nécessaire pour respecter nos obligations légales et réglementaires, résoudre des différends, faire exécuter nos accords et remplir des objectifs similaires de gestion de dossiers, ainsi que dans la mesure où la loi le permet ou l’exige.

3/ CANDIDATS

3.1. Objectifs

Nous procédons à la collecte et au traitement de vos Données à Caractère Personnel pour pouvoir examiner et évaluer votre candidature, mais également gérer le processus de recrutement.
La collecte et le traitement de ces Données à Caractère Personnel sont une nécessité pour préparer la conclusion et/ou l’exécution du contrat de travail que nous avons conclu avec vous, et, le cas échéant, pour préserver nos intérêts légitimes, ainsi que ceux d’autres sociétés du Groupe Baikowski, dans l’objectif de garantir, dans le monde entier, une gestion efficace des recrutements, dans le respect de l’Article 6 §1 (b), (c) et/ou (f) du RGPD.

Sauf précisions contraires au moment de la collecte, la communication de vos Données à Caractère Personnel est donc obligatoire. A défaut, nous ne serons pas en mesure d’accomplir les opérations liées au processus de recrutement vous concernant.

3.2. Catégories de données à caractère personnel

Nous pouvons être amenés à collecter des Données à Caractère Personnel vous concernant, notamment lors de vos entretiens d’embauche et dans le cadre du processus de recrutement, soit (i) directement, auprès de vous, soit (ii) indirectement, auprès de tiers habilités, tels que des sites d’offres d’emploi en ligne.
Afin de satisfaire les objectifs énoncés ci-dessus, nous procédons à la collecte, au traitement et à l’exploitation des catégories de Données à Caractère Personnel vous concernant figurant ci-après :

informations permettant de Vous identifier (notamment, nom, prénom, sexe) ;
coordonnées permettant de Vous contacter ;
renseignements à caractère professionnel ;
informations tirées de sessions de recrutement antérieures.

3.3. Destinataires

Nous pouvons divulguer les Données à Caractère Personnel vous concernant aux personnes suivantes, si elles ont besoin de les connaître :

le personnel désigné pour prendre en charge une offre d’emploi particulière ;
les responsables RH ;
d’autres affiliés du Groupe Baikowski, si vous avez choisi de laisser votre candidature visible pour d’autres emplois éventuels.

En ce qui concerne la divulgation de Données à Caractère Personnel vous concernant évoquée ci-dessus, nous :

avons mis en place des procédures visant à garantir que ces divulgations soient limitées à des personnels internes qui sont habilités à recevoir ces informations et qui ont besoin d’en connaître pour accomplir les tâches professionnelles qui leur incombent ;
communiquerons vos Données à Caractère Personnel uniquement à des prestataires tiers qui sont habilités à recevoir et à traiter ces informations, et qui ont convenu, par contrat, de :
(i) recourir à des moyens techniques et autres appropriés, afin de préserver la sécurité de ces informations, et
(ii) procéder au traitement de ces informations dans le respect des instructions que Nous leur donnons et dans la limite de ce qui est nécessaire à la prestation des services qu’ils Nous procurent ; et
veillerons à respecter les lois et règlements applicables.

En cas de cession à un tiers de notre société ou de tout ou partie de notre activité, les Données à Caractère Personnel vous concernant qui auront été collectées par nos soins et conservées dans le cadre de votre éventuel recrutement pourront être transférées à ce tiers, sous réserve des exigences légales applicables.
Par ailleurs, nous pourrons divulguer des informations vous concernant dans des situations où nous avons des raisons légitimes de croire que la loi nous impose de le faire, et notamment en vertu d’une injonction émanant d’un tribunal, ou encore dans des circonstances où nous estimons qu’une telle divulgation est nécessaire à la prévention d’une fraude ou de la cybercriminalité, ou à la protection des droits, des biens, ou de la sécurité de Baikowski ou de quiconque, dans chaque cas conformément à ce qu’exige ou permet les lois et règlements applicables.

3.4. Durées de conservation

Si vous n’êtes pas recruté, nous conserverons vos Données à Caractère Personnel pendant un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle elles auront été recueillies. En cas de recrutement, nous conserverons les Données à Caractère Personnel vous concernant pendant toute la durée de votre contrat de travail.
Nous pourrons également conserver les Données à Caractère Personnel vous concernant, si cela s’avère nécessaire pour respecter nos obligations légales et réglementaires ou résoudre des différends, dans la mesure où la loi le permet ou l’exige.
Passé ce délai, les Données à Caractère Personnel vous concernant seront effacées de tous les systèmes de Baikowski ou rendues anonymes.

4/ UTILISATEURS DU SITE INTERNET

4.1. Objectifs

Nous procédons à la collecte et au traitement de vos Données à Caractère Personnel afin de mesurer l’audience de notre Site Internet, d’optimiser celui-ci et d’analyser la manière dont il est utilisé.
La collecte et le traitement de ces Données à Caractère Personnel sont effectués au regard de notre intérêt légitime à la gestion fonctionnelle de nos activités commerciales, dans le but de mieux connaître nos clients et/ou prospects et d’améliorer l’expérience de ceux-ci sur le Site Internet, dans le respect des intérêts légitimes du responsable de traitement visés à l’Article 6 §1 (f) du RGPD.

4.2. Catégories de Données À Caractère Personnel

Nous pouvons être amenés à collecter des Données à Caractère Personnel vous concernant grâce à l’utilisation de notre Site Internet.
Afin de satisfaire les objectifs énoncés ci-dessus, nous procédons à la collecte, au traitement et à l’exploitation des catégories de Données à Caractère Personnel vous concernant figurant ci-après :

Informations relatives à l’utilisation du Site Internet : ces informations recouvrent toutes les informations recueillies par le biais du Site Internet, telles que, par exemple, les opérations réalisées sur le Site Internet (par ex., fichier journal recensant tous les clics effectués sur le Site Internet), ainsi que les informations sur la manière dont vous utilisez le Site Internet.
Adresse IP : lorsque vous utilisez le Site Internet, nous pouvons automatiquement enregistrer votre adresse IP (l’adresse unique qui identifie votre ordinateur sur Internet) laquelle est reconnue automatiquement par notre serveur ;
Cookie : un « cookie » est un petit fichier texte que nous pouvons utiliser pour collecter des informations concernant votre activité sur le Site Internet. Par exemple, lorsqu’une personne consulte une page sur le Site Internet, un cookie est placé sur l’ordinateur de l’utilisateur (si ce dernier accepte les cookies) ou est lu si l’utilisateur a déjà consulté le Site Internet. Les cookies peuvent également servir à suivre la trace des utilisateurs sur Internet. La plupart des navigateurs peuvent être configurés de manière à vous signaler la réception d’un cookie ; Vous pouvez aussi décider de bloquer les cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur ou en recourant à notre outil d’acceptation des cookies, mais, dans ce cas, vous ne pourrez plus profiter des fonctionnalités personnalisées dont profitent d’autres utilisateurs qui visitent le Site Internet. Certains des cookies auxquels nous pouvons avoir recours sont des cookies flash ou des cookies Adobe. Pour en savoir plus sur les conditions d’utilisation des cookies, nous vous invitons à consulter notre Politique en matière de Cookies ;
Balises Web ou Web beacons (également appelés « GIF web beacons ») : ces balises consistent en de minuscules images susceptibles d’individualisation qui fonctionnent comme des cookies. Elles permettent de dénombrer les utilisateurs qui visitent certaines pages du Site Internet et nous aident à apprécier l’efficacité des campagnes de promotion ou de publicité. Utilisées dans des courriels au format HTML, ces balises peuvent révéler à l’expéditeur si son courriel a été ouvert et quand il l’a été. Contrairement aux cookies qui sont stockés sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur, les balises Web sont incorporées aux pages Web de manière invisible.

4.3. Destinataires

Il se peut que nous divulguions les Données à Caractère Personnel vous concernant aux personnes suivantes, si elles ont besoin de les connaître :

les personnels de Baikowski intervenant au sein des entités concernées du Groupe Baikowski, ainsi que les sous-traitants chargés de la gestion du Site Internet.
En ce qui concerne la divulgation de Données à Caractère Personnel Vous concernant évoquée ci-dessus, Nous :
avons mis en place des procédures visant à garantir que ces divulgations soient limitées à des personnels internes qui sont habilités à recevoir ces informations et qui ont besoin d’en connaître pour accomplir les tâches professionnelles qui leur incombent ;
communiquerons vos Données à Caractère Personnel uniquement à des prestataires tiers qui sont habilités à recevoir et à traiter ces informations, et qui ont convenu, par contrat, de :
(i) recourir à des moyens techniques et autres appropriés, afin de préserver la sécurité de ces informations, et
(ii) procéder au traitement de ces informations dans le respect des instructions que Nous leur donnons et dans la limite de ce qui est nécessaire à la prestation des services qu’ils Nous procurent ; et
veillerons à respecter les lois et règlements applicables.

En cas de cession à un tiers de notre société ou de tout ou partie de notre activité, les Données à Caractère Personnel vous concernant qui auront été collectées par nos soins et conservées pourront être transférées à ce tiers, sous réserve des exigences légales applicables.
Par ailleurs, nous pourrons divulguer des informations vous concernant dans des situations où nous avons des raisons légitimes de croire que la loi nous impose de le faire, et notamment en vertu d’une injonction émanant d’un tribunal, ou encore dans des circonstances où nous estimons qu’une telle divulgation est nécessaire à la prévention d’une fraude ou de la cybercriminalité, ou à la protection des droits, des biens, ou de la sécurité de Baikowski ou de quiconque, dans chaque cas conformément à ce qu’exige ou permet les lois et règlements applicables.

4.4. Durées de conservation

Nous conserverons vos Données à Caractère Personnel pendant un délai maximal de treize (13) mois. Passé ce délai, les informations à caractère personnel vous concernant seront supprimées de tous les systèmes de Baikowski ou rendues anonymes.

5/ TRANSFERTS DANS D’AUTRES PAYS

Nous pourrons être amenés à transférer des Données à Caractère Personnel vous concernant à des entreprises affiliées au sein du Groupe Baikowski, et notamment à des entités situées en dehors de l’Espace Économique Européen, dans des pays où le niveau de protection de la confidentialité des données n’est pas considéré comme équivalent à celui ayant cours dans les pays européens. Nous avons conclu avec ces entreprises affiliées des accords de transferts de données établis sur le modèle des clauses contractuelles types de la Commission Européenne, afin d’assurer la protection des Données à Caractère Personnel vous concernant.

Par ailleurs, pour satisfaire les objectifs énumérés dans la présente Politique de Protection de la Vie Privée, il se peut que nous ayons recours à des prestataires de services tiers qui peuvent également être situés en dehors de l’Espace Économique Européen, et en particulier des sous-traitants établis aux États-Unis, dans le cadre de la fourniture d’applications et de logiciels. Nous concluons des contrats sur le modèle des clauses contractuelles types de la Commission Européenne afin d’assurer la sécurité des transferts de données à ces sous-traitants, ou nous veillons à ce que ces derniers se conforment et adhèrent au Privacy Shield, ou prennent toutes autres mesures que la Commission Européenne estime de nature à offrir un niveau de protection suffisant au transfert de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Espace Économique Européen.
Tout transfert ultérieur (notamment à des affiliés de Baikowski en dehors de l’EEE) est subordonné au respect des exigences applicables en la matière, telles qu’elles ressortent de la loi applicable.

6/ DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

En vertu du règlement général sur la protection des données (“RGPD”), vous disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne vos données personnelles. Ces droits sont les suivants :

Droit d’accès. Vous pouvez à tout moment demander d’avoir accès aux Données à Caractère Personnel vous concernant et d’obtenir des informations sur le traitement effectué par nos soins.
Correction ou suppression de renseignements personnels. Baikowski veille à ce que les informations personnelles en sa possession soient exactes, à jour et complètes. Si vous pensez que les informations personnelles que Baikowski détient sur vous sont incorrectes, inexactes, incomplètes ou périmées, vous pouvez demander la révision ou la correction de ces informations. Baikowski se réserve le droit de ne pas modifier les informations personnelles qu’elle considère comme exactes. Baikowski se réserve en outre le droit de demander une confirmation légale de certains changements. S’il est déterminé que les renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou périmés, nous les réviserons et, à moins que cela s’avère impossible ou implique des efforts disproportionnés, informer les agents, fournisseurs de services ou autres tiers qui ont reçu des informations inexactes.
Retrait du consentement. Si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données, vous avez le droit (dans certains cas) de retirer ce consentement à tout moment, ce qui n’affectera pas la légalité du traitement avant que votre consentement ne soit retiré.
Objection au traitement. Vous avez la possibilité de vous opposer au traitement de vos données personnelles, y compris le profilage, pour des motifs liés à votre situation particulière, à tout moment (dans certains cas).
Limitation au traitement. Vous avez le droit d’obtenir de notre part une restriction de traitement dans certains cas prévus par la loi sur la protection des données.
Droit à la portabilité des données. Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, communément utilisé et lisible par machine lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou sur un contrat. Vous avez également le droit de nous demander de le transmettre à un autre responsable du traitement de votre choix.
Droit de fixer des instructions pour la gestion de vos données personnelles de post mortem. Vous avez le droit de nous donner des instructions concernant le traitement de vos données après votre décès.
Plaintes. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, si vous estimez que Baikowski n’a pas respecté les exigences du RGPD en ce qui concerne vos données personnelles.

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant à Baikowski SA – 1046 route de Chaumontet – 74330 Poisy – France, ou en envoyant un e-mail à : contact_RGPD@baikowski.com

7/ SÉCURITÉ

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour préserver les Données à Caractère Personnel vous concernant de tout accès non-autorisé et de toute utilisation illicite, ainsi que pour éviter toute perte, destruction ou dégradation des Données à Caractère Personnel. Pour protéger vos Données à Caractère Personnel, nous avons recours à des mesures physiques, logiques et techniques, ainsi qu’à des contrôles de l’organisation et des procédures, lesquels font tous l’objet de révisions périodiques.
Lorsque nous engageons des tiers prestataires de services dans le but d’assurer le traitement de vos Données à Caractère Personnel, nous veillons à ce que ceux-ci soient également tenus par un contrat garantissant des normes exigeantes en matière de protection de la vie privée, notamment en leur imposant d’intervenir uniquement selon nos instructions et de mettre en œuvre, en permanence, toutes les mesures techniques nécessaires au maintien de la sécurité de vos Données à Caractère Personnel.
Cependant, aucune transmission de données sur Internet ou sur le site web ne peut être garantie contre les intrusions. Par conséquent, bien que nous fassions des efforts raisonnables pour protéger vos informations personnelles conformément aux exigences de la législation sur la protection des données, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue. Tout accès non autorisé ou utilisation de ce site Web ou des informations que nous stockons doit nous être signalé immédiatement en envoyant un courriel à : contact_RGPD@baikowski.com

8/ INFORMATIONS ET MISES À JOUR

Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne vos Données à Caractère Personnel ou la présente Politique, veuillez prendre contact avec les personnes suivantes :

si vous êtes un candidat : l’adresse email indiquée dans l’offre d’emploi ;
si vous êtes un client ou Fournisseur : contact_RGPD@baikowski.com
En raison de changements dans la technologie, la loi applicable et nos activités ou pour d’autres raisons commerciales, nous pouvons avoir besoin de modifier cette politique de confidentialité. Nous mettrons la nouvelle version de cette politique de confidentialité sur ce site web sans aviser le changement. Il est donc important que vous consultiez régulièrement ce site web pour tout changement affectant cette politique.

La dernière mise à jour de la présente Politique de Protection de la Vie Privée date du 15 janvier 2020.